Entreprise : comment numériser un document ?

Start-up, PME ou grande entreprise, à l’ère du numérique, la numérisation est capitale pour les professionnels afin d’améliorer la gestion documentaire. Il faut dire que les avantages des documents numérisés sont multiples (ex : gain de place et sécurité des données). La question étant : « comment numériser un document ? ».

Rappel : qu’est-ce que la numérisation ?

La numérisation est un processus consistant à convertir un document papier, comme une facture ou une photo, en un fichier numérique modifiable.

Selon les besoins de l’entreprise, un document peut être converti sous divers formats : document Word, fichier PDF, TIFF, JPEG, etc. Dans le domaine professionnel, cette transformation numérique offre plusieurs avantages, de l’accès à l’information à l’archivage des documents.

Pour numériser un document, vous avez besoin de deux outils. Le premier est un périphérique capable de « scanner », comme un photocopieur multifonction. Le second est un logiciel de numérisation de documents pour configurer les paramètres de la conversion.

Pourquoi numériser un document ?

Aujourd’hui, numériser les documents d’entreprise est à la fois une obligation et un atout pour les professionnels.

La nécessité de la dématérialisation

Quel que soit le secteur d’activité, l’utilisation des documents numériques est omniprésente. Et pour cause, le passage du format papier au format numérique est encouragé par l’État et les organisations comme l’Union européenne.

Des lois et des règles sont mises en place pour promouvoir et réglementer la conversion et l’usage des documents numérisés. On cite notamment le décret n° 2016-1762 qui définit le principe et les modalités des bulletins de paie dématérialisés.

Les atouts de la numérisation

Outre la partie obligatoire, la numérisation est aussi une aubaine pour les entreprises, car elle présente de multiples avantages.

• Gain de place

Les fichiers numériques occupent moins d’espace, ce qui libère de l’espace de bureau et de stockage.

• Meilleur accès aux documents

La voie numérique facilite la recherche, la consultation et le partage de documents entre collaborateurs en interne et en externe.

• Préservation des documents

Les documents numérisés ne craignent pas la détérioration physique en tout genre : déchirures, taches, décolorations, etc.

• Sécurité accrue des données

Les fichiers électroniques disposent de différentes solutions de protection et de sécurisation pour éviter la perte ou le vol de données.

• Processus métier simplifié

L’utilisation des documents électroniques automatise les tâches manuelles, accélère les délais de traitements et améliore le travail collaboratif.

Comment numériser des documents ?

Pour numériser un document, vous avez le choix entre deux principales méthodes. À savoir : la numérisation sur scanner et la numérisation sur mobile (smartphone ou tablette). Pour les usages professionnels, la première option est fortement recommandée. En effet, cette méthode offre une numérisation de qualité et est adaptée à différents types de documents.  

Numériser un document sur scanner

La numérisation à partir d’un scanner est d’une grande simplicité. 

• Préparer le document.
• Ouvrir le couvercle du scanner.
• Placer le document sur la vitre du scanner.
• Ferme le couvercle du scanner.
• Paramétrer la numérisation : format, résolution et qualité d’image.
• Lancer la numérisation et enregistrer le fichier.

Remarque :

Pour convertir le contenu du document papier en texte numérique éditable, le scanner doit disposer de la technologie OCR intégrée. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez installer un logiciel supplémentaire pour extraire le contenu textuel.

Numériser avec un logiciel OCR autonome

Les scanners ou les multifonctions modernes disposent déjà d’un micrologiciel intégré pour numériser les documents. Toutefois, la qualité de la numérisation et les fonctionnalités avancées disponibles dépendent du modèle du périphérique. Qui plus est, l’accès à de nouvelles mises à jour n’est pas garanti.

C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel complémentaire ou autonome avec des options avancées est fortement recommandée. Il est question d’un logiciel OCR (Optical Character Recognition), en français « reconnaissance optique de caractères ». Cette technologie permet de numériser tous types de documents, même ceux avec des parties floues ou disparues (dans une certaine mesure).

Quels documents numériser ?

Tous les types de documents peuvent être numérisés. Néanmoins, convertir l’ensemble de vos documents d’entreprise dépend de votre secteur d’activité. Aussi, numérisez en premier les documents importants ou que vous utilisez le plus. 

Les documents couramment numérisés sont :

• Factures et reçus ;
• Contrats et accords juridiques ;
• Dossiers clients et fournisseurs ;
• Dossiers RH ;
• Rapports et présentations.