Comprendre les 5 concepts autour de la méthode 5S

La méthode 5S est une invention japonaise. Mise au point par les ingénieurs de Toyota, cette approche vise à développer la productivité du personnel tout en veillant à optimiser en permanence les conditions de travail. Ces 5 S sont la contraction de 5 concepts nippons à savoir Seiri (se débarrasser), Seiton (s’ordonner), Seiso (se nettoyer), Seiketsu (se standardiser) et Shitsuke (se discipliner). Néanmoins, on ne peut expliquer cette technique en essayant de traduire uniquement ces 5 mots. Voici alors à l’essentiel à connaitre à ce sujet.

Les deux premiers S expliqués en détail

Cette approche consiste à appliquer successivement les 5 concepts dont voici les deux premiers.

Le « Seiri » est l’art de trier ses outils de travail et de supprimer des choses inutiles. Le fait d’accumuler les objets « qui pourraient être utiles » est un comportement humain typique. Pour de meilleures performances toutefois, et surtout pour éviter les accidents de travail, cette règle veut que l’on conserve uniquement dans le local ce dont on a réellement besoin et qu’on se débarrasse du reste. De cette manière, on est plus apte à se concentrer et à improviser si besoin.

Le « Seiton » peut être résumé en cette citation « chaque chose à sa place ». Un ouvrier ou un employé efficace est celui qui range convenablement ses matériels et son équipement. Quand il souhaite en faire usage, il saura tout de suite où le trouver. Le temps perdu à rechercher des outils éparpillés dans tout le local ou le bureau est assez considérable. Cette seconde phase consistera alors à éviter le désordre et à créer un environnement de travail plus agréable. Une fois cette étape franchie, l’usine gagnera énormément de productivité.

Les 3 derniers S : le pouvoir de l’habitude et de la discipline

Le « Seiso », signifie « propreté ». Rien n’est plus agaçant qu’un atelier sale et désordonné. Il faudra dans ce cas nettoyer celui-ci régulièrement. Qui plus est, cela évite les pannes en tout genre. Par exemple, les déchets d’usinage risquent de nuire au bon fonctionnement des machines. Le « Seiketsu » et le « Shitsuke » permettent de se ternir aux trois autres règles précédentes. Il s’agit du maintien de ces habitudes productives et de la discipline. En fait, ce sont ces derniers éléments du système 5S qui sont les plus importants.

Afin de maitriser cette méthode de travail, une formation méthode 5s est indispensable. Il est vrai que les salariés s’imprégneront de celle-ci avec le temps avec des consignes et des directives. Cependant, on parviendra à réduire considérablement la durée d’apprentissage en sollicitant des formateurs professionnels. Pour s’inscrire à ces cours, il n’est pas forcément nécessaire de se déplacer. Effectivement, les intéressés ont la possibilité de procéder à une inscription en ligne.

Origines et Contexte Historique

1. Contexte industriel : La méthode 5S a été développée dans les années 1950 par les ingénieurs de Toyota, dans le cadre du système de production Toyota (TPS). Le TPS, qui est la base du Lean manufacturing, a été conçu pour éliminer les gaspillages dans les processus de production, améliorer l’efficacité et augmenter la qualité des produits. La méthode 5S, en particulier, se concentre sur l’organisation et la standardisation de l’environnement de travail, permettant ainsi aux employés de travailler plus efficacement et en toute sécurité.

2. Impact culturel : La culture japonaise valorise fortement la discipline, l’ordre et l’amélioration continue (Kaizen). Ces valeurs ont joué un rôle clé dans la conception de la méthode 5S. En effet, le respect des règles, la propreté, et l’attention aux détails sont profondément ancrés dans la culture japonaise, ce qui se reflète dans les cinq principes de cette méthode.

Méthode 5S, Exemples Pratiques

1. Études de cas :

• Toyota : En appliquant la méthode 5S, Toyota a pu réduire de manière significative les temps de changement d’outils et de préparation des machines, ce qui a conduit à une augmentation substantielle de la productivité. Par exemple, grâce à un meilleur ordonnancement des outils et une élimination des objets inutiles, Toyota a réduit les temps d’arrêt de ses lignes de production.
• Une usine de fabrication électronique : Une entreprise de fabrication de composants électroniques a mis en œuvre la méthode 5S pour améliorer la propreté et l’organisation de ses postes de travail. Résultat : une réduction des défauts de produits dus à la contamination et une amélioration de 20 % de l’efficacité de la production.

2. Application au quotidien :

• Au bureau : La méthode 5S peut être utilisée pour organiser un bureau en triant les documents et les fournitures, en rangeant les objets de manière logique (comme les dossiers fréquemment utilisés à portée de main), et en nettoyant régulièrement l’espace de travail pour éviter l’encombrement et améliorer la concentration.
• À la maison : Appliquer le 5S à la maison peut se traduire par le tri des vêtements, des outils, et des objets du quotidien, en créant des zones de rangement dédiées et en instaurant des habitudes de nettoyage régulières pour maintenir un espace de vie ordonné et fonctionnel.

Avantages et Bénéfices de la méthode 5S

1. Amélioration continue : La méthode 5S ne se contente pas d’organiser l’espace de travail une seule fois. Elle encourage une amélioration continue où les processus sont régulièrement révisés pour trouver de nouvelles façons d’améliorer l’efficacité. Par exemple, une entreprise pourrait identifier de nouvelles manières de réorganiser l’agencement des machines pour réduire les mouvements inutiles et améliorer encore plus la productivité.

2. Impacts sur la santé et la sécurité : Un environnement de travail bien organisé et propre réduit les risques d’accidents, comme les chutes, les blessures dues à des outils mal rangés ou les dysfonctionnements des machines. Par exemple, le Seiso (propreté) peut prévenir l’accumulation de débris qui pourraient provoquer des accidents ou endommager les équipements.

Défis et Obstacles face à la mise en oeuvre de la méthode 5S

1. Résistance au changement : L’un des principaux défis de la mise en œuvre de la méthode 5S est la résistance des employés au changement. Cette résistance peut être due à l’habitude, à la peur de l’inconnu, ou à une incompréhension des avantages. Pour surmonter cette résistance, il est essentiel de :

• Communiquer clairement les bénéfices de la méthode 5S pour l’entreprise et les employés.
• Impliquer les employés dans le processus d’implémentation en sollicitant leurs idées et en les formant aux nouvelles pratiques.
• Montrer des résultats rapides pour convaincre les sceptiques.

2. Maintien de la discipline : Une fois la méthode 5S mise en place, il peut être difficile de maintenir la discipline nécessaire pour respecter les nouvelles pratiques à long terme. Pour assurer la durabilité du système 5S :

• Mettre en place des audits réguliers pour vérifier que les standards sont respectés.
• Créer des récompenses ou des reconnaissances pour les équipes qui suivent rigoureusement les principes 5S.
• Encourager la participation continue des employés en leur permettant de proposer des améliorations aux pratiques actuelles.

Méthode 5S : Outils et Ressources

1. Outils de suivi : Pour faciliter la mise en œuvre et le suivi de la méthode 5S, plusieurs outils peuvent être utilisés :

• Checklists 5S : Elles permettent de s’assurer que chaque étape de la méthode est correctement appliquée.
• Audits internes 5S : Ces audits réguliers permettent de mesurer la conformité aux standards 5S et d’identifier les domaines nécessitant des améliorations.
• Logiciels de gestion 5S : Il existe des logiciels spécifiques qui aident à organiser et à suivre les pratiques 5S dans l’entreprise, en facilitant le reporting et l’analyse des résultats.

2. Ressources complémentaires : Pour approfondir vos connaissances sur la méthode 5S, voici quelques ressources utiles :

• Livres : « The 5S Pocket Guide » de James Peterson et Roland Smith est un excellent guide pratique pour comprendre et appliquer les principes 5S.
• Formations en ligne : De nombreux cours en ligne, disponibles sur des plateformes comme Coursera ou Udemy, proposent des formations détaillées sur le Lean Manufacturing et la méthode 5S.
• Webinaires et articles : Des webinaires gratuits sur YouTube ou des articles de blogs spécialisés peuvent également offrir des conseils pratiques et des études de cas sur la méthode 5S.

Formation et Accompagnement

1. Programmes de certification : Pour les entreprises ou les individus souhaitant se spécialiser dans la méthode 5S, plusieurs certifications sont disponibles :

• Certification Lean Six Sigma : Bien que plus large que la méthode 5S, cette certification inclut des modules spécifiques sur le 5S et son application dans un contexte Lean.
• Certification 5S spécifique : Certaines institutions proposent des certifications dédiées à la méthode 5S, qui valident les compétences dans l’organisation et la mise en œuvre des principes 5S.

2. Rôle des managers : Le rôle des managers est crucial dans l’implémentation et le maintien de la méthode 5S. Ils doivent :

• Encourager et motiver les équipes à adopter les pratiques 5S.
• Fournir un support continu en répondant aux questions et en résolvant les problèmes rencontrés.
• Montrer l’exemple en appliquant eux-mêmes les principes 5S dans leur travail quotidien.

Conclusion

1. Impact à long terme : L’adoption de la méthode 5S peut avoir un impact significatif et durable sur la culture d’entreprise. Elle favorise un environnement de travail où l’ordre, la propreté et la discipline sont valorisés, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité, une réduction des coûts, et une amélioration du bien-être des employés. En fin de compte, la méthode 5S ne transforme pas seulement l’espace de travail, mais aussi la manière dont les employés perçoivent leur rôle au sein de l’entreprise, les encourageant à contribuer activement à l’amélioration continue et à l’excellence opérationnelle.

2. Encouragement à l’adoption : Pour les entreprises qui hésitent encore à adopter la méthode 5S, il est important de rappeler que cette méthode a fait ses preuves dans de nombreux secteurs à travers le monde. Elle est une des clés du succès des entreprises qui l’ont adoptée, et elle représente un investissement dans l’avenir. En commençant dès maintenant, les entreprises peuvent poser les bases d’une culture organisationnelle robuste et adaptable, prête à relever les défis de demain.