Simplifiez la gestion de votre parc d’imprimantes avec une solution MPS

L’impression a un coût réel et une charge quotidienne pour les entreprises. Aujourd’hui encore, la quasi-totalité des petites et moyennes entreprises ne réalisent pas le coût réel d’impression. En effet, les frais d’impression peuvent représenter jusqu’à 3% des dépenses totales d’une PME ! Impressionnant, n’est-ce pas ? Nombreuses sont les entreprises qui n’ont aucune idée de leur stock de cartouches d’impression ou de leur valeur, malgré les implications budgétaires très « tangibles » (gaspillage, perte, pénurie ou excédent de stock …). Ainsi, rien qu’avec l’équipement (imprimantes, consommables, papier) et la maintenance, il peut sembler difficile d’avoir une vision précise de vos dépenses d’impression. Mais si tant d’entreprises sous-estiment leurs coûts d’impression, c’est parce que beaucoup d’entre ces coûts sont « invisibles » : on parle d’ailleurs des « coûts cachés de l’impression ».

Impression : des coûts invisibles et pourtant importants

Parmi les coûts invisibles que les entreprises ne peuvent pas facilement identifier, il y a l’ensemble des ressources utilisées en interne, que ce soit pour la gestion administrative telles que les commandes, le traitement des factures, la gestion des fournisseurs, la gestion de la relation avec les clients etc. ou pour la gestion technique du parc d’imprimantes. L’impression est une charge lourde quotidienne pour les équipes informatiques, qui passent beaucoup de temps à répondre aux demandes des employés et des différents utilisateurs potentiels des ressources de l’entreprise.

Au-delà de ces coûts de fonctionnement raisonnables et incontournables, il existe d’autres dépenses inutiles qui pourraient être évités : remplacement précoce d’une cartouche dans une imprimante, retards causés par des pannes de consommables, imprimante installée au mauvais endroit etc.

Si la réduction des coûts d’impression est l’une des principales préoccupations des entreprises, l’augmentation de la productivité et la réduction de l’impact environnemental sont également à prendre en considération.

Externalisation de l’impression : une solution pour réduire les coûts et libérer du matériel

Les services d’externalisation de l’impression, également connus sous le nom de Managed Print Services (MPS), consistent à sous-traiter la gestion du parc d’imprimantes et des consommables liés. Le principal avantage d’une solution MPS est donc de libérer l’entreprise des restrictions d’impression grâce à un contrôle complet à distance de son parc d’imprimantes par le prestataire. La gestion, l’optimisation et la maintenance sont réalisées en externe.

Grâce à la connectivité du réseau d’imprimantes et aux outils de collecte de données configurés par le fournisseur de services, vous pouvez surveiller les imprimantes en temps réel pour garantir une consommation contrôlée et une maintenance efficace. Les données collectées permettent par exemple de programmer des réapprovisionnements : pour l’entreprise, la gestion des stocks et les pénuries de consommables ne sont plus nécessaires. Une fois analysés, ils sont également utiles pour rationaliser le parc d’imprimantes et économiser de l’argent.

L’autre avantage des Managed Print Services est qu’il offre une visibilité budgétaire, généralement via un système de facturation au coût par page : l’entreprise ne paie que pour les impressions réalisées, selon un barème préétabli. En confiant la gestion de votre impression à des experts, vous pouvez facilement résoudre vos principaux problèmes :

• Connaître avec précision les frais d’impression, pour pouvoir prévoir ceux qui viendront ;
• Évaluer adéquatement le parc des imprimantes pour le faire évoluer en fonction des besoins réels ;
• Gagner du temps en simplifiant la gestion du parc imprimante ;
• Assurer la satisfaction des utilisateurs en améliorant leur confort de travail.

Pour profiter des avantages des services de gestion de parc imprimante, il fallait jusque-là passer par une offre « constructeur » et acheter systématiquement une nouvelle machine, sous la marque du fournisseur. En dehors des parcs, les entreprises sont variées, multimarques. Le marché des MPS est dominé par les fabricants d’imprimantes, qui utilisent ces offres pour placer des équipements souvent surdimensionnés et, surtout, pour enfermer les entreprises dans des contrats contraignants à long terme. Pour cette raison, les entreprises spécialisées dans la gestion du parc imprimante offrent un service d’externalisation d’impression clé en main simple et flexible pour libérer complètement les PME de ces contraintes.