Tout sur le logiciel de gestion de parc d’impression
Votre parc d’imprimantes génère-t-il trop de dépenses ? Vous souhaitez améliorer votre efficacité opérationnelle ou bien sécuriser donnée d’impression ? Un logiciel de gestion de parc d’impression peut vous aider à atteindre vos objectifs. Focus sur cet outil essentiel aux professionnels de l’impression.
Rappel sur la gestion de parc d’impression
La bonne gestion d’un parc d’impression doit répondre à plusieurs enjeux :
- Optimisation des coûts d’impression
- Productivité ou efficacité opérationnelle
- Sécurité des documents et conformité
- Respect de l’environnement
Pour cela, le responsable informatique ou l’administrateur du parc doit mettre en place des règles et des pratiques d’impression. Mais gérer un parc d’imprimantes et de copieurs de manière manuelle peut être compliqué et prendre beaucoup de temps. Surtout si le parc d’impression compte des centaines d’appareils d’impression. D’où la question : « comment mettre en place des règles d’impression et suivre l’activité ? ». C’est dans ce contexte qu’intervient l’utilisation du logiciel de gestion de parc d’impression.
C’est quoi un logiciel de gestion de parc d’impression ?
Pour simplifier, c’est un logiciel permettant de surveiller, de contrôler et d’optimiser l’activité d’un environnement d’impression. Aussi appelé logiciel MPS (Managed Print Services), cet outil offre un panel de fonctionnalités avancées afin de gérer les différents aspects d’un parc de périphériques d’impression. Cela va de la gestion des imprimantes à la gestion des utilisateurs en passant par la gestion des consommables. En pratique, il permet de rationaliser, d’automatiser et d’optimiser les processus d’impression.
Qui utilise le logiciel de gestion de parc d’impression ?
Cet outil s’adresse aux professionnels de l’impression. Cela peut être une entreprise privée (PME ou grande entreprise), une organisation ou une administration. Il est utilisé par le technicien ou le responsable informatique pour gérer le parc d’impression de la structure en question.
De manière générale, ce type de logiciel est destiné aux prestataires de services d’impression gérés. Autrement dit, une entreprise qui gère les parcs d’impressions pour le compte de leurs clients. Il peut s’agir d’une marque constructeur, d’un revendeur d’imprimantes, d’un fournisseur de toner, etc.
Quels sont les avantages du logiciel MPS ?
Gérer un parc d’imprimantes et de copieurs avec un logiciel dédié à cet effet offre plusieurs avantages pour les professionnels de l’impression.
Gestion centralisée et à distance des imprimantes
Le logiciel MPS permet de surveiller l’ensemble des imprimantes multifonctions et d’autres périphériques depuis une plateforme.
En cas de problèmes, l’administrateur reçoit une alerte ou une notification en temps réel. Cela permet notamment de mieux gérer le stock des consommables (cartouches d’encre) et d’être réactif en cas de panne d’imprimante.
Pour les professionnels proposant des services d’impression gérés, le logiciel assure la gestion en environnement multisite. Avec un logiciel puissant et performant, l’administrateur peut surveiller des centaines, voire des milliers de périphériques d’impression.
Optimisation et automatisation des processus d’impression
Le logiciel de gestion de parc d’impression permet de gagner du temps et d’efficacité en automatisant ou en optimisant différentes tâches.
Ce type de logiciels permet entre autres de surveiller les niveaux de toner et d’encre sur chaque imprimante ou copieur. Ainsi, lorsque les niveaux sont bas, le logiciel alerte l’administrateur. Cela évite à la fois l’interruption du service et l’excès de stockage des consommables.
Il permet aussi d’optimiser les paramètres d’impression suivant les directives des règles mises en place. En pratique, il peut activer automatiquement l’impression recto-verso et ajuster les marges pour économiser du papier.
Conformité et sécurisation des données d’impression
Les documents imprimés dans un parc d’impression sont de différentes natures. Certaines peuvent avoir un caractère sensible et confidentiel.
C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place des processus d’impression qui assurent la sécurité des données. Le respect de certaines normes, comme le RGPD, est donc d’actualité. Selon le secteur d’activité, d’autres normes peuvent s’ajouter à la liste.
Pour lutter contre le vol ou la fuite de données, le logiciel MPS propose différents protocoles de sécurité. Cela inclut notamment la gestion des droits d’accès par profil. À cela s’ajoute l’authentification des utilisateurs (badge, code PIN ou empreinte digitale) pour imprimer, copier ou numériser.
Pratiques d’impression éco-responsable
Outre la réduction des coûts, le logiciel assure aussi une activité d’impression respectant l’environnement. La réduction de l’empreinte carbone est devenue une préoccupation majeure pour différentes industries.
Le logiciel participe à cette activité d’impression éco-responsable en réduisant l’utilisation des fournitures au strict nécessaire. En assurant aussi l’entretien et la maintenance des équipements, le logiciel prolonge la durée de vie des imprimantes. Cela réduit les besoins en remplacement.