5 tendances de la stratégie de communication événementielle à connaître!

5 tendances de la stratégie de communication événementielle à connaître!

5 février 2019 1 Par Kamel

L’économie européenne étant en plein essor et les allègements fiscaux frappant les entreprises devraient permettre d’adopter une approche encore plus solide en termes de réunion et d’évènement. Tout commence par une stratégie de communication efficace – avant, pendant et après un programme, d’où l’utilité d’une agence d’évènementiel. Alors, quelles sont les tendances technologiques et les astuces qu’il faut connaitre dans le domaine de la communication évènementielle ?

Réservation en ligne et directe d’espace de réunion

Chaque année, environ 1,8 million de réunions d’affaires ont lieu en Europe, la majorité de celles-ci étant classées dans la catégorie des petites réunions (maximum 50 personnes, sessions d’une seule pièce, etc.). Les sites ont traditionnellement affecté un représentant des ventes et un responsable des services de conférence à ce type d’événement, comme ils le feraient lors d’une réunion de quatre jours et de trois nuits réunissant 300 participants. Cela fait perdre du temps et de l’argent, et l’agence d’évènementiel le sait.  De ce fait, de plus en plus d’hôtels et autres lieux de réunion proposent la possibilité de faire une réservation d’espace ou de salle en ligne. Plus de balise téléphonique lorsque vous devez communiquer une modification, mettre à jour une liste, modifier des affectations d’espace, etc. Avec un tel service, vous êtes entièrement habilité à le faire vous-même en temps réel

Bien planifier son évènement

Une planification et des messages de communication clairs, cohérents et bien pensés sont essentiels pour tirer le meilleur parti de votre notification électronique. Assurez-vous que toutes les informations soient bien exactes avant de commencer une campagne publicitaire. Le ton de toutes les communications devrait être informatif, optimiste et utile pour les participants à votre réunion, et le lien entre tous devrait être évident. Cela inclut une organisation dynamique et spécifique à l’événement (avec les ordres du jour, les plans d’étage, les services de localisation, les tenues recommandées, la météo, etc.) qui peut non seulement être mise à jour rapidement, mais émettre des alertes lorsque les informations changent. Désignez une personne pour actualiser et mettre à jour chaque information à diverses heures de la journée afin d’informer les participants de toutes les mises à jour essentielles. Vous devez également déterminer comment vous allez tirer parti de Twitter, Instagram, Facebook, Facebook Live, etc. Vous pouvez confier la partie accueil à une agence d’évènementiel à Paris et  spécialisée dans ce domaine.

Ajouter de la valeur à votre événement

Quelque soit l’objectif de votre événement d’entreprise, il faut que les convives constatent une réelle plus-value, et cette plus-value dépend fortement du gestionnaire d’événement, car:

Une agence d’événementiel et son équipe est capable de visualiser quel type d’événement convient le mieux a à votre objectif. En effet, son équipe a en son actif une vaste expérience dans la présentation de suggestions créatives et de diverses alternatives, ainsi que dans la vision de ce à quoi l’événement doit ressembler. Un planificateur d’événement professionnel a également la capacité d’exécuter avec succès la vision du client ou, au pire de présenter des alternatives qui répondent au mieux les désirs du client.

La mise en œuvre de la vision d’un client implique la coordination de toutes les actions du début à la fin de l’événement. L’agence d’événementiel dispose, pour répondre à cela, de l’expérience et des connaissances de tous les matériels et services nécessaires à la mise en œuvre de la vision, notamment l’emplacement, les aliments et boissons, les services de restauration, les divertissements, les jeux interactifs, le support audio / visuel, les orateurs, la décoration, les services complémentaires. Cadeaux, sécurité, assurance, huissiers, transport, stationnement, la liste est interminable.

Le planificateur d’événement est aussi très compétent pour gérer et coordonner le travail de plusieurs équipes différentes nécessaire à l’événement d’entreprise. Grâce à son sens du leadership et de son sens de la délégation des tâches, le planificateur est formé pour gérer ce genre de situation. De plus, il veille à ce que vous profitiez pleinement de l’événement sans à vous soucier de son organisation.